Dropbox to wirtualny, dostępny wszędzie dysk twardy. Likwiduje uciążliwe problemy z wymianą i zabezpieczeniem danych oraz ich synchronizacją między urządzeniami. Zastępuje pendrive’a. W połączeniu z programem OneNote (lub innym programem do organizacji notatek) stanowi wydajne narzędzie pracy historyka – wirtualną skrzynkę na fiszki.

Jak działa Dropbox?

Dropbox to usługa polegająca na udostępnianiu użytkownikom przestrzeni dyskowej na zewnętrznym serwerze. W wersji darmowej konto ma 2GB, za dodatkową opłatą można zwiększyć używaną przestrzeń do 100GB. Serwis oferuje również darmowe zwiększanie pojemności konta np. za przyciągnięcie nowych użytkowników. Instalacja jest darmowa i bardzo prosta. Krótki film prezentujący możliwości programu można znaleźć na stronie domowej narzędzia. Jest na niej dostępna również intuicyjna instrukcja obsługi.

Przewagą Dropboksa nad innymi internetowymi magazynami danych jest jego synchronizacja z dyskiem twardym komputera. Po instalacji programu na dowolnym urządzeniu pojawia się folder o nazwie Dropbox, do którego wystarczy wrzucić dane, które następnie automatycznie pojawiają się na zewnętrznym serwerze oraz wszystkich komputerach i innych kompatybilnych z usługą urządzeniach mobilnych, na których program został zainstalowany. Cała operacja nie wymaga logowania, ani żadnych innych dodatkowych czynności. Po włączeniu kolejnego urządzenia, jeżeli tylko jest ono podłączone do internetu, po kilku minutach program sam ściągnie nowe pliki i zaktualizuje te, które uległy zmianie.

Ponadto pliki i foldery gromadzone na Dropboksie można udostępniać innym użytkownikom. Wystarczy podać adres e-mail, na którym dana osoba ma zarejestrowany swój Dropbox i wysłać zaproszenie. Po jego akceptacji wszystkie pliki wrzucane na współdzielony folder jednego użytkownika będą automatycznie pojawiały się na urządzeniu drugiego.

Program Dropbox za pomocą prostego systemu znaków informuje jaki jest stan synchronizacji danych. Wszystkie pliki i foldery skopiowane na Dropboksa mają w prawym dolnym rogu mały okrągły znacznik: czerwony jeżeli komputer pracuje w trybie offline, niebieski jeżeli plik jest w trakcie synchronizacji, zielony jeżeli dane zostały przeniesione na serwer. Dla budżetu użytkowników mobilnego internetu ważne jest to, że Dropbox nie aktualizuje wszystkich danych, ale tylko te, które uległy zmianie, co pozwala zaoszczędzić na transferze. Poniżej opiszę jakie praktyczne zastosowanie mają opisane wyżej funkcje.

Zabezpieczenie danych

Najbardziej oczywistą funkcją programu jest zabezpieczanie danych. Wszystkie wrzucone na Dropboksa pliki i foldery będę automatycznie umieszczane na zewnętrznym serwerze, a po włączeniu innych urządzeń również na ich dyskach twardych. Dzięki temu dane uzyskują od jednej do kilku kopii zapasowych na raz (najważniejsze dane można współdzielić z innymi użytkownikami). Co więcej, Dropbox archiwizuje wszystkie dokonane w ciągu ostatniego miesiąca dane, włącznie z plikami usuniętymi. Dzięki temu, można bez trudu przywrócić utraconą wersją lub nawet odtworzyć nieistniejący już plik.

Zapewniana przez Dropboksa funkcja archiwizacji jest szczególnie przydatna w trakcie pisania dłuższych tekstów, takich jak praca magisterska. Dzięki wielu automatycznie tworzonym kopiom eliminuje się całkowicie problem ich utraty. Ponadto można łatwiej kontrolować wprowadzane przez promotora lub współpracowników poprawki. Dla pracowników naukowych Dropbox może być pomocą w prowadzeniu prac seminaryjnych. Można stworzyć współdzielony folder w którym seminarzyści widzieliby swoje postępy oraz wzajemnie zabezpieczali pliki przed utratą.

Dostępność do danych i praca grupowa

Drugą dość oczywistą funkcją Dropboksa jest wyeliminowanie z użycia przenośnych magazynów danych. Dzięki niemu z każdego podłączonego do sieci komputera mamy dostęp do wszystkich najważniejszych plików. Wystarczy zalogować się na stronę Dropboksa by móc swobodnie ściągać i wgrywać swoje materiały.

Dropbox jest wyśmienitym narzędziem do pracy grupowej, sposób jego wykorzystania zależy tylko od kreatywności użytkownika. Najprostsze jest dzielenie się zasobami, efektywniejsze niż za pomocą maila (ze względu na prawie nieograniczoną akceptowaną przez system wielkość przesyłanych plików), oraz prostsze i szybsze w użyciu niż usługi takie jak Rapidshare. Ponadto Dropbox pozwala na współedytowanie plików. Jest to funkcja analogiczna do Google Docs, ale użycie Dropboksa pozwala korzystać z bogactwa funkcji zależnego tylko i włącznie od formatu pliku i wyboru programu, podczas gdy aplikacja Google – działająca w przeglądarce i ograniczona możliwościami kodu internetowego – jest zawężona do podstawowych funkcji biurowych.

Synchronizacja danych

Zdecydowanie najważniejszą funkcją jaką posiada Dropbox jest synchronizacja danych. Program ten eliminuje trudności jakie wiążą się z posiadaniem więcej niż jednego urządzenia. Dzięki niemu likwidujemy takie problemy jak czasochłonność przenoszenia informacji czy groźbę wystąpienia konfliktu kopii, w przypadku dokonania różnych zmian w jednym pliku na dwóch urządzeniach bez chronologicznej synchronizacji. Problemy te są szczególnie dotkliwe w użytkowaniu programów służących do sporządzania notatek, takich jak OneNote, a właśnie one stanowić mogą podstawowe narzędzia w pracy historyka.

Notatki w Dropboxie

OneNote jest programem, który nie wymaga zapisywania edytowanych w nim plików a funkcjonowanie poszczególnych notesów jest ściśle połączone z samym programem. Sprawia to trudności w synchronizacji materiałów tam przygotowanych między różnymi komputerami. Dropbox eliminuje ten problem. Jeżeli zapiszemy notesy programu OneNote (albo pliki notatek dowolnego programu tego typu) w folderze Dropboksa na własnym komputerze, otrzymamy bardzo efektowny i bezpieczny wirtualny notatnik. Wychodząc do archiwum z netbookiem możemy korzystać z zalet programu do organizacji notatek, zapisując wszystkie informacje bez zmartwienia o ich bezpieczeństwo i trwałość. W domu wszystkie stworzone w archiwum notatki czekają już na komputerze stacjonarnym. Dzięki odpowiednim funkcjom programu Dropbox nie ma problemu z konfliktem kopii.

Bezpieczeństwo danych

Pewne wątpliwości wzbudza kwestia własności plików umieszczanych na Dropboksie. Wynikają one z charakteru licencji na jakich działają tzw. chmury. Dropbox musi posiadać odpowiednią licencję na wykorzystywanie naszych plików aby zapewnić oferowane przez siebie funkcje, jednak pojawiły się głosy zwracające uwagę na niebezpieczeństwo przejmowania prawa własności do materiałów użytkowników tam udostępnianych. Odpowiedź Dropboksa na te zarzuty jest już dostępna.

Jakkolwiek właściciele serwisu zapewniają o pełnym bezpieczeństwie danych, to nie można nie wspomnieć o niedawnym poważnym błędzie w działaniu Dropboksa. W trakcie ulepszania funkcjonowania narzędzia przez cztery godziny można było dostać się na dowolne konto bez hasła. Problem szybko naprawiono i zapewniono, że tego rodzaju usterki więcej się nie powtórzą.

W jaki sposób można jeszcze wykorzystywać możliwości Dropboksa w pracy naukowej?