Archiwum Główne Akt Dawnych w Warszawie, najstarsze publiczne archiwum polskie, gromadzi dokumenty z okresu od XII w. do I wojny światowej (wyjątek stanowią archiwalia podworskie i akta metrykalne z tzw. terenów zabużańskich). Składają się one na olbrzymi zbiór, liczący ogółem blisko 6400 mb.

Od pięciu już lat AGAD publikuje na swojej stronie internetowej informacje na temat swojego zasobu (poszczególnych zespołów archiwalnych), udostępniając inwentarze w formacie Encoded Archival Description (EAD). Jest to standard strukturalizowania danych, przeznaczony do utrwalenia hierarchii i opisu zawartości pomocy archiwalnych, dostosowany do pomocy archiwalnych z całego świata. Umożliwia on prezentację pomocy archiwalnych poprzez Internet, a także zapewnia ich trwałość, gdyż jest stabilnym środowiskiem, z którego dane mogą zostać w razie potrzeby przetransferowane do innego środowiska programowego. Więcej informacji zarówno na temat samego EAD, jak i innych standardów archiwalnych, znaleźć można na stronie internetowej Archiwum pod tym adresem.

Obecnie w Internecie dostępne są 154 inwentarze (pliki xml, włączając w to sumariusze Metryki Koronnej) w różnych kategoriach (dokumenty pergaminowe; księgi ziemskie i grodzkie; księgi miejskie; księgi metrykalne; akta urzędów pruskich; powstania narodowe XIX wieku itd.) i systematycznie dodawane są kolejne. Prace nad konwersją pomocy archiwalnych postępują dość wolno, jako że wymaga to żmudnego przepisywania przez archiwistów inwentarzy rękopiśmiennych do postaci pliku xml.

Inwentarze w wersji elektronicznej, podzielone na kategorie, znaleźć można na tej stronie, natomiast opis Archiwum i wszystkich jego zespołów w formacie EAG dostępny jest pod tym adresem. Oczywiście należy pamiętać, że obecnie w sieci nie udostępniane są pełne teksty dokumentów (za wyjątkiem pięciu ksiąg wpisów Metryki Koronnej, o czym poniżej), lecz jedynie informacja o nich.

Opis każdego zespołu jest podzielony na kilka pól (streszczenie, dzieje zespołu, zawartość w abstrakcie, udostępnianie, indeksy rzeczowe, informacje dodatkowe, szczegółowo zawartość zespołu (serii, jeśli występuje)), które omawiamy poniżej głównie na przykładzie inwentarza jednego z najważniejszych historycznych zespołów AGAD – Metryki Koronnej . Wygląd inwentarza oraz występowanie i układ owych pól zależne są od wersji EAD, którą zastosowano przy jego sporządzaniu. Starsze inwentarze wyglądają nieco inaczej niż nowsze.

Inwentarz Metryki Koronnej – streszczenie

Na pole pierwsze, czyli streszczenie, składają się następujące podpola:

1. Archiwum, czyli określenie instytucji przechowującej akta (w omawianym przypadku zawsze będzie to AGAD),
2. Numer zespołu w obrębie AGAD,
3. Aktotwórca, czyli instytucja lub osoba sporządzająca akta danego zespołu,
4. Tytuł (nazwa zespołu),
5. Daty krańcowe dokumentów znajdujących się w zespole,
6. Rozmiar inwentarza w metrach bieżących oraz tomach/jednostkach archiwalnych
7. Abstrakt w skrótowy sposób charakteryzujący zespół.

W dalszej części pomocy archiwalnej opisane zostały dzieje Metryki, czyli bardzo krótka historia zespołu, a także jego zawartość w podziale na serie. Kolejne pole opisu określa ograniczenia dostępu (w tym wypadku cały zespół udostępniany jest na mikrofilmach, użytkownicy nie mają dostępu do oryginałów ksiąg Metryki). W kolejnych polach możemy odnaleźć informacje na temat istniejących indeksów rzeczowych, a także lokalizacji materiałów pokrewnych (to już przykład z inwentarza akt ekonomii malborskiej), znajdujących się w innych archiwach (instytucjach).

Akta ekonomii malborskiej, pole „Inne materiały pokrewne”

W polu „Informacje dodatkowe” znajdują się informacje na temat osoby opracowującej inwentarz, instrukcja cytowania zespołu, dzieje jego przechowywania itp. Pole „Inne inwentarze” informuje o istniejących inwentarzach książkowych, dostępnych w Pracowni Naukowej AGAD. Pole „Bibliografia” prezentuje literaturę odnoszącą się do danego zespołu (poniżej przykładowa bibliografia z inwentarza ksiąg grodzkich nowomiejskich).

Przykładowa bibliografia (księgi grodzkie nowomiejskie)

Po tych informacjach wstępnych, charakteryzujących zespół, następuje „część zasadnicza” inwentarza, czyli opis poszczególnych jednostek archiwalnych (np. ksiąg) wchodzących w skład zespołu (niektóre zespoły, tak jak Metryka Koronna czy Akta ekonomii malborskiej, dzielą się na serie). Każda jednostka archiwalna opisana jest według schematu: sygnatura (czasem także dawna sygnatura), tytuł, data (daty), opis fizyczny oraz język (języki), w jakim sporządzony został dokument. Czasem podawane są tu jeszcze informacje na temat mikrofilmu czy też uwagi typu „Zły stan – nie udostępnia się”.

Spis zawartości

Dużym ułatwieniem dla użytkowników są opracowane przez Dyrektora Archiwum, doktora Huberta Wajsa, specjalne wyszukiwarki dla wpisów Metryki Koronnej. Wyszukiwarką objętych jest pięć ksiąg:
• Księga wpisów z lat 1447-1506
• Księga wpisów podkanclerzego Andrzeja Oporowskiego z lat 1479-1483
• Księga wpisów z lat 1548-1574
• Księga wpisów z lat 1587-1595
• Księgi kanclerskie z lat 1781-1793

wyszukiwarka dla wpisów do Ksiąg Kanclerskich z lat 1781-1793.

Specjalne wyszukiwarki opracowano także dla dokumentów pergaminowych. Niestety wszystkie wyszukiwarki działają jedynie w przeglądarce Internet Explorer.

Oprócz inwentarzy zbiorów własnych na stronach internetowych AGAD znaleźć można również inwentarze poloników, udostępnione w postaci plików XML („Mikrofilmy i fotokopie z archiwów, bibliotek i muzeów zagranicznych”; „Elektroniczne repozytorium Poloników w zbiorach państw nadbałtyckich”)

Prezentowany tekst poświęciliśmy jedynie przedstawieniu elektronicznych inwentarzy archiwalnych, udostępnionych na stronach internetowych AGAD, co oczywiście nie wyczerpuje wszystkich funkcjonalności tej witryny. Serwis w pierwotnej wersji powstał w 1999 roku i od tej pory jest stale udoskonalany i rozbudowywany, choć oczywiście mamy świadomość, że wciąż nie jest doskonały. Zapraszamy wszystkich czytelników do odwiedzin naszej strony internetowej, dokładniejszego zapoznania się z nią, wykorzystywania publikowanych tam zasobów oraz przekazywania uwag, które mogą posłużyć do dalszego jej ulepszania.

Dr Piotr Tafiłowski, Michał Kuśnierz – UMCS w Lublinie