Jak utrzymać w porządku fiszki i zestawy bibliograficzne, wykorzystywane w pisaniu publikacji naukowych? Jak zarządzać bazą informacji, która jest tak istotna w pracy naukowej? Jednym z najciekawszych narzędzi świetnie spełniających te zadania jest Mendeley.

Rok temu pisałem o Zotero, wtyczce do przeglądarki Firefox pozwalającej na organizowanie (i udostępnianie online) odnośników, gromadzonych także w trakcie badań realizowanych w internecie (bazy danych, czasopisma online itp.). Testowałem Zotero przez dłuższy czas (powstała nawet odpowiednia grupa na serwerze tego projektu), jednak ostatecznie okazało się, że to narzędzie – chociaż dość rozbudowane i łatwe w obsłudze – ma jedną poważną wadę. Firefox sam w sobie zabiera dość dużo pamięci RAM, zainstalowanie w tej przeglądarce kolejnej dużej wtyczki nie zmieniło raczej na lepsze tej sytuacji. Efektem były częste błędy w działaniu (przeglądarka się zawieszała). Dodatkowo system aktualizacji Zotero nie działał jak należy i powodowało to dodatkowe utrudnienia w korzystaniu z tego narzędzia.

Szukając bardziej desktopowego systemu znalazłem Mendeley. Mogę zdecydowanie polecić to narzędzie jako wartościową alternatywę dla Zotero. Nie chodzi tu tylko o wydajność – Mendeley ma funkcje, których brakuje w Zotero, a które bardzo dobrze sprawdzają się przy pracy z dużą ilością materiałów. Ogólna prezentacja funkcjonalności tego narzędzia dostępna jest na jego stronie domowej. Tutaj chciałbym wspomnieć tylko kilka najważniejszych według mnie właściwości tego programu, programu, za którego powstanie odpowiadają ludzie pracujący także nad takimi narzędziami jak Skype czy Last.fm.

1. Automatyczne generowanie bazy dokumentów z wskazanego katalogu na dysku

Mendeley potrafi importować do bazy zasoby wskazanego katalogu na dysku twardym komputera. Jeśli mamy w nim np. artykuły naukowe w formacie PDF, system Mendeley przekopiuje je do jednego ze swoich katalogów i automatycznie doda do bazy bibliografii. Oczywiście nie oznacza to automatycznego opisania tych zasobów, chociaż i tutaj ten program ma wiele do zaoferowania. W przypadku dużych kolekcji dokumentów elektronicznych taka opcja bardzo się przydaje (odpada męcząca konieczność ręcznego przypisywania dokumentów do bazy).

Dokumenty pobierać można też z wielu narzędzi i serwisów internetowych. Pełna lista dostępna jest na tej stronie.

2. Wsparcie dla identyfikatora DOI i Google Scholar

DOI to stale przypisany do dokumentu elektronicznego (a zatem niezależny od jego fizycznej lokalizacji, jak to jest w przypadku adresu URL) identyfikator zawierający podstawowe meta-informacje na temat jego treści. Jeśli korzystamy z profesjonalnych pełnotekstowych baz artykułów naukowych (takich jak np. SAGE) możemy liczyć na to, że w dokumentach przez nie udostępnianych zapisany będzie ten identyfikator.

Po zaimportowaniu takiego dokumentu do bazy Mendeley możemy w prosty sposób pobrać podstawowe informacje, przydatne przy opracowywaniu bibliografii czy budowaniu przypisów.

Wystarczy jedno kliknięcie, aby do pola opisu metadanych automatycznie pobrać informacje zapisane w dokumencie

W przypadku braku identyfikatora DOI Mendeley szuka metadanych dokumentu wykorzystując usługę Google Scholar.

3. Proste kopie zapasowe

Utrata (np. z powodu kradzieży lub zniszczenia komputera) budowanej przez miesiące albo nawet lata bazy bibliograficznej to prawdziwy problem. Na szczęście Mendeley pozwala w prosty sposób generować kopie zapasowe, które później przechowywać można w chmurze (choćby w najprostszy sposób: wysyłając tak wygenerowane pliki archiwów regularnie na swoje konto Gmail czy do Google Docs oraz zapisując je w przenośnej pamięci USB).

4. Aktywna praca na PDFach

Notatka i zaznaczenie fragmentu tekstu w dokumencie PDF

Wielką przewagą pracy z tradycyjnymi fiszkami i drukowanymi materiałami jest możliwość dodawania komentarzy i uwag na marginesach, podkreślania fragmentów tekstu itp. Przewaga druku nad formatem cyfrowym jest pod tym względem wciąż utrzymana. Mendeley udostępnia jednak podobną funkcję: użytkownik może dodawać komentarze do dokumentów w formacie PDF.

5. Efektywne wyszukiwanie

Ważną funkcją komputerowych narzędzi do organizowania bibliografii jest możliwość przeszukiwania zgromadzonych zasobów. Mendeley umożliwia przeszukiwanie pełnotekstowe (czyli w treści dokumentów), udostępnia także indeksy (autorski, słów kluczowych i tytułowy). Budowaną bazę można organizować w kolekcje.

6. Automatyczne generowanie adresów bibliograficznych

Mendeley pozwala na błyskawiczne generowanie adresów bibliograficznych do dokumentów posiadających odpowiednie meta-informacje. Aby wygenerować adres bibliograficzny należy zdefiniować jego format, zaznaczyć konkretny dokument i wybrać odpowiednią opcję w menu.

Mendeley może integrować się także z MS Wordem.

To oczywiście tylko niektóre funkcje tego programu. Nie napisałem nic o części społecznościowej Mendeley – tu, podobnie jak w Zotero, możemy udostępniać nasze dokumenty, cytaty i adresy bibliograficzne online czy współpracować w ramach wirtualnych grup z innymi użytkownikami. Udostępnione już kolekcje przeglądać można na tej stronie.

Zachęcam do wypróbowania Mendeley.