Warsztat: jak przygotować prezentację na konferencję naukową

Wydaje mi się, że warto w tym serwisie publikować więcej materiałów warsztatowych, które w konkretny sposób mogą pomóc w lepszym wykorzystaniu narzędzi i zasobów internetu w pracy naukowej i edukacji. Ponad rok temu pojawił się na stronie pierwszy materiał, wprowadzający w temat Google Readera i subskrybowania RSS-ów.

Dziś chciałbym napisać kilka słów na temat przygotowywania prezentacji multimedialnych na konferencje naukowe. To coraz popularniejsza forma przedstawiania/podsumowywania treści wystąpienia, często jednak źle zaprojektowana i wykonana zamiast pomagać – rozprasza i przeszkadza w sprawnym prowadzeniu wykładu.

Podstawowe zasady projektowania prezentacji

Dobrych inspiracji w projektowaniu konferencyjnych prezentacji warto poszukać w marketingu. Guy Kavasaki, człowiek-instytucja marketingu, trener i znany bloger proponuje prostą zasadę budowania prezentacji multimedialnych: It’s quite simple: a PowerPoint presentation should have ten slides, last no more than twenty minutes, and contain no font smaller than thirty points. Zasada 10/20/30 nie musi być oczywiście stosowana za każdym razem – czasem długość planowanego wykładu pozwala na przygotowanie dłuższej prezentacji składającej się z większej liczby slajdów. Kavasaki zwraca jednak uwagę na podstawowe problemy, które koniecznie trzeba wziąć pod uwagę:

1. skrótowość – Kavasaki proponuje tylko 10 slajdów w prezentacji, przekonując, że właśnie taką dawkę informacji odbiorcy są w stanie przyjąć podczas jednego wykładu. Oznacza to, że prezentacja multimedialna nie może być pełnym przedstawieniem treści wystąpienia, ale jego skrótem, pokazującym najważniejsze elementy.

2. czas – przy wystąpieniu trwającym 20 minut osoba występująca może przeznaczyć dwie minuty na jeden slajd. Podczas wielogodzinnych konferencji kolejne wystąpienia męczą odbiorców, których uwaga jest coraz bardziej rozproszona. Dlatego zamiast monotonnej lektury przygotowanego tekstu wystąpienia lepiej wykorzystać formę prezentacji multimedialnej, w której pojawią się podstawowe tezy wystąpienia, wokół których oparta będzie nasza narracja. Tekst wystąpienia i tak pojawi się prędzej czy później w wydawnictwie pokonferencyjnym.

3. czytelność/minimalizm – ograniczony czas i skrótowa forma prezentacji wymusza odpowiednią formę poszczególnych slajdów. Nie będzie tu miejsca na strony pełne tekstu ani zbędne animacje i efekty, które nie wnoszą nic do merytorycznej zawartości wystąpienia. Przekaz musi być czytelny i konkretny.

Na co jeszcze zwrócić uwagę? Warto zapoznać się z tym materiałem:

4. grafika zamiast tekstu – Trudno w tym samym momencie efektywnie słuchać wykładu i czytać obszerny tekst pokazywany na slajdzie, stąd konieczność wykorzystywania w prezentacji dobrze przemyślanych materiałów wizualnych – fotografii, wykresów, schematów, ewentualnie krótkich filmów video. Stają się one tłem, komentarzem, ilustracją do tego, co mówi osoba występująca. Jak korzystać z grafiki?

przykl1
Przykładowy slajd otwierający prezentację opisującą relacje między filmem a historią: chaotyczny układ fotografii, brak czytelnego przekazu, fatalna czcionka Comic Sans, która uchodzi „za głupią i wulgarną – w przeciwieństwie do „klasycznego” Times New Roman czy „przemysłowej” Helvetiki.”

przykl2
Inna wersja tego samego slajdu: jedna charakterystyczna fotografia, za którą kryje się jakaś głębsza narracja (podkreślenie sztuczności świata stworzonego na ekranie, zwrócenie uwagi na rolę historii jako elementu konstrukcji fabuły itp.). Fotografia z archiwum Andrzeja Halińskiego (#)

Skąd brać dobre fotografie i grafiki?
Fotografie archiwalne online – 25 serwisów, miliony zdjęć
Flickr.com
sxc.hu
Darmowe zdjęcia z Sieci: jak je znaleźć i jak z nich korzystać?

5. opowiadanie historii – prezentacja multimedialna (podobnie jak sam wykład) powinna mieć klasyczny schemat (wstęp, rozwinięcie, zakończenie). Następujące po sobie slajdy układać się mogą w czytelną narrację, która prowadzi od zdefiniowania problemu aż do jego rozwiązania i podsumowania wywodu.

6. prezentacja danych i cytatów – publikowanie w prezentowanych na konferencji slajdach danych i cytatów to zdecydowanie dobry pomysł: warto je jednak odpowiednio atrakcyjnie opracować:

przykl3
Przykładowy cytat z Umberto Eco: nieczytelna czcionka, brak pełnego adresu bibliograficznego…

przykl4
Krótszy cytat z Eco w graficznym opracowaniu

przykl5Prezentacja fikcyjnych danych: różne czcionki, brak informacji o źródle badania

przykl6
Alternatywna wersja prezentacji fikcyjnych danych

Więcej informacji o stylach wizualizacji danych znaleźć można w materiale s/. Niektóre wykresy/schematy bardzo łatwo przygotować w oparciu o gotowe generatory, np:
Many Eyes – infrastruktura pozwalająca na przygotowywanie skomplikowanych wizualizacji danych;
Wordle.net – w prosty sposób przygotowuje chmurę słów kluczowych z treści dowolnej strony WWW lub udostępnionego tekstu.
Google Chart API – Chart Generator – przygotowywanie wykresów w oparciu o usługę Google Chart API

7. udostępnianie – Warto udostępniać prezentacje w internecie – doskonałym narzędziem do tego jest serwis SlideShare, który pozwala na zagnieżdżanie prezentacji w treści stron WWW w formacie ułatwiającym ich przeglądanie. Alternatywą jest także generowanie z prezentacji plików PDF i udostępnianie w takich serwisach jak Edocr. W prezentacji pokazywanej podczas konferencji zasada less is better wydaje się podstawowa, jednak poza wykładem taka prezentacja może być zbyt skrótowa i nieczytelna – brakuje w niej komentarzy autora, które wysłuchać można było podczas wystąpienia. Jak poradzić sobie z tym problemem?

Slideshare pozwala na opublikowanie prezentacji z głosowym komentarzem. Potrzebujemy do tego mikrofonu oraz darmowego programu Audacity, który umożliwia podstawową obróbkę dźwięku:

Można także – co jest na pewno mniej skomplikowane – przygotować drugą wersję prezentacji – specjalnie na potrzeby internetowe. Tutaj zasada skrótowości nie obowiązuje tak rygorystycznie, ponieważ w slajdach zmieścić się musi także to, co było mówione podczas wykładu. Warto także dodać odpowiednie komentarze, uzupełnić odnośniki do stron (jeśli w wystąpieniu powołujemy się na jakieś strony internetowe) oraz odpowiednio oznaczyć licencję udostępniania przygotowanego przez nas materiału: polecam licencje Creative Commons, które w prosty sposób opiszą to, co odbiorcy mogą zrobić z naszą prezentacją (czy może być ona swobodnie kopiowana lub wykorzystywana w sposób komercyjny, czy na jej podstawie można przygotowywać inne prezentacje itp.).

Koniecznym elementem prezentacji wydaje się też udostępnienie planszy z danymi kontaktowymi (głównie adresem e-mail) z zachętą do kontaktu. To dobry sposób na utrzymanie kontaktu z odbiorcami wykładu, uzyskanie komentarzy, sugestii itp.

8. Materiały do pobrania

Przygotowałem plik .ppt będący schematem prezentacji. Można swobodnie wykorzystywać go do budowania własnych projektów. Dokument dostępny jest na licencji Creative Commons Uznanie autorstwa 2.5 Polska, co oznacza, że można go dowolnie modyfikować i kopiować – proszę jedynie o informację o autorze szablonu na ostatnim slajdzie prezentacji. Szablon został przygotowany w programie MS Power Point 2007.

Pobierz na dysk:
[download id=”1″]
[download id=”2″]

Ewentualne uwagi/pytania co do tego materiału proszę dodawać poniżej (za pomocą formularza komentarzy).

Aktualizacja W serwisie internetowym Rzeczpospolitej opublikowano artykuł Prezentacje multimedialne a prawo autorskie, który na pewno warto przeczytać. W materiale nie wspomniano niestety o licencjach Creative Commons, rozwiązują wiele problemów z legalnym redagowaniem prezentacji.